نگاهي نو براينوشتن
اين وبلاگ با موضوعيت نويسندگي و موفقيت مي باشد

نامه نگاري اداري

نامه نگاري يقينا يكي از موثرترين روش هايي است كه انسان ها مي توانند با يكديگر از طريق آن ارتباط برقرار كنند. در واقع همانطور كه بارها به اين امر اشاره كرده ايم ، انسان ها شيوه هاي مختلفي از ارتباط را در جهان حاضر تجربه مي كنند و هر كدام از اين شيوه هاي ارتباط خود فلسفه اي دارند و مزايا و معايبي دارند كه آن ها را از يكديگر متمايز مي كند ، اما از اين ميان ارتباط نوشتاري ، يعني همان نامه نگاري موثرترين شيوه و همچنين پر مزيت ترين شيوه اي است كه مي توان با آن ارتباط برقرار كرد و منظور را با آن به ديگران تفهيم كرد. پيش از اينكه ما بخواهيم به بحث نامه نگاري اداري رجوع كنيم و آن را با تمامي اصول هاي مورد نياز براي نوشتن نامه ي اداري بررسي كنيم ، ترجيح مي دهيم كه مروري داشته باشيم به شيوه هاي مختلف ارتباط گيري در جهان مدرن ، تا بتوانيم اثبات كنيم و به اين نتيجه دست پيدا كنيم كه نامه نگاري به جد يكي از موثرترين راه ها و شيوه هاي موجود در جهان است كه انسان مي تواند از طريق آن ارتباط برقرار كند و راه هاي ارتباطي خويش را به بهترين شكل ممكن با ديگراني كه در اطراف او هستند ، پايه ريزي كنند.

نخستين مقوله اي كه در باب ارتباط بايد بگوييم اين است كه تمامي راه هاي ارتباطي جهان مدرن و هر آنچه كه درون آن وجود دارد از يك اصل پيروي مي كند و اين اصل ، مهارت ارتباطي است. در واقع هر شيوه اي كه ما براي ارتباط گيري با جهان داريم و هر آنچه كه ما به زبان مي آوريم و يا مي نويسيم و يا هر شيوه ي ديگري كه براي سخن گفتن و انتقال پيام در جهان استفاده مي كنيم ، زير مجموعه ي يك اصل از اصول قرار مي گيرد كه در علم ارتباطات به آن مهارت هاي ارتباطي مي گويند. مهارت هاي ارتباطي با توجه به علم روز به چند سرفصل اصلي تقسيم مي شود كه به اختصار و تا به آنجا كه به پشرفت اين مطلب ، يعني نامه نگاري اداري كمك كند ، به آن اشاره خواهيم كرد.

نخستين شيوه اي كه ما براي ارتباط گيري در جهان داريم ، مهارت ارتباطي كلامي است. در واقع كلام نخستين شيوه اي است كه انسان ها با هم ارتباط شان را مي سازند. البته به اين نكته هم بايد توجه داشت كه منظور ما از نخستين شيوه ، با توجه به بستر فعلي در جهان هستي است و اگر بخواهيم تاريخ ارتباطات در جهان هستي را بررسي كنيم ، يقينا مقوله اي است كه در حوصله ي اين مقاله نمي گنجد و بايد براي آن سرفصلي از مقاله اي جداگانه تعيين كرد كه در جاي خود به آن خواهيم پرداخت . اما آنچه كه مي توانيم از آن صحبت كنيم و آن را ملاك گفتگوي خويش با شما قرار دهيم ، ذكر اين نكته است كه ما با توجه به گستره ي زندگي امروز خودمان مي توانيم تنها راه هاي ارتباطي را بررسي كنيم كه براي همه ي شما نيز اين مسئله واضح و شفاف جا بيفتد. بله همانطور كه گفتيم نخستين راه اين است كه ما با ديگران وارد گفتگو شويم و اين مسئله گسترده ترين نوع ارتباط را در بر مي گيرد. در واقع روزانه ما با هزاران كلمه و جمله با تمامي افرادي كه چه به طور مستقيم و چه به طور غير مستقيم با آن ها در ارتباط هستيم ، سخن مي گوييم و با آن ها يك مكالمه برقرار مي كنيم . مكالمه برقرار كردن و مهارت ارتباط كلامي چندين حسن دارد كه مي توان به آن ها اشاره كرد. يك آنكه بسيار سريع صورت مي گيرد و سرعت ارتباط در آن بسيار بالاست . هنگامي كه شما ارتباط كلامي با كسي برقرار مي كنيد در كسري از ثانيه حرف هايتان را مي زنيد و طبيعتا نيز در كسري از ثانيه پاسخ هاي جامع و كاملي از شخص مقابل مي گيريد و اين سرعت ارتباط را در شما گسترش ميدهد. اما از سوي ديگر ذكر اين نكته نيز مهم است كه وقتي شما سخن مي گوييد ، جوابي كه مي گيريد آيا همان جوابي است كه به آن نياز داريد و يا اينكه نياز به گفتگوي مجدد با شخص داريد. در واقع علاوه بر آن مزيتي كه ما براي گفتگوي سريع در مهارت ارتباطي كلامي گفتيم بايد به اين امر هم اشاره كنيم كه گفتگوي ما ممكن است با كژتابي ها و كج فهمي ها از سوي فرد مقابل مواجه شود كه اين كار ما را بشدت سخت مي كند ، جرا كه ما نياز داريم دوباره وقتي را بگذاريم و از نو با او صحبت كنيم و به او مسئله ي خودمان را تفهيم كنيم. اما ديگر مسئله اي كه بايد به آن بپردازيم ، اين است كه ما در يك گفتگوي كلامي به هيچ وجه فرصت فكر كردن براي سخن گفتن نداريم. شما هميشه در ارتباطات نبايد مثال هاي پيش پا افتاده را در ذهن داشته باشيد ، بلكه بايد گسترده به حوزه ي ارتباطات نگاه كنيم. بعنوان مثال ، فرض كنيد كه شما يك تاجر هستيد و در يك مجموعه ي تجاري قرار است كه به صحبت كردن بپردازيد و نياز داريد كه يك مسئله را براي فرد ديگري كه از يك مجموعه ي تجاري ديگر است ، چيزي را توضيح بدهيد . آنگاه است كه شما نمي توانيد و اين فرصت را نداريد كه فكر كنيد و بهترين تصميم را در حوزه ي گفتگوي خودتان بگيريد واين مسئله مي تواند براي شما مشكلات بسياري ايجاد كند.

دومين گونه اي كه مي خواهيم از آن صحبت كنيم ، مهارت ارتباطي اشاره اي است. گونه اي ديگر از راه هاي ارتباطي كه انسان ها از آن بهره مي گيرند مهارت ارتباطي اشاره اي است. در واقع بدين جهت به اين نوع از مهارت ارتباطي پيش از مهارت ارتباطي نوشتاري اشاره كرده ايم كه قصد داريم به طور مفصل به بحث نامه نگاري بپردازيم و آن را ملاك قرار دهيم ، اما شما بايد بدانيد كه علاوه بر مهارت ارتباطي كلامي ، گزينه اي ديگر از مهارت هاي ارتباطي نيز وجود دارد كه ما به آن گزينه ي مهارت ارتباطي اشاره اي مي گوييم. در واقع اين گزينه از مهارت هاي ارتباطي آنچنان كه بايد و شايد هنوز در ميان مردم جا نيفتاده است ، اما يكي از گزينه هاي ارتباطي است. در واقع آنچه كه بسيار در اين گونه از مهارت هاي ارتباطي ، تعريف مي شود ، زبان بدن است. همانطور كه مي دانيد ، زبان بدن ، با توجه به فرهنگ هاي مختلف متفاوت است و اين امر هم مي تواند براي شما دردسر هاي بسياري در زمينه ي ارتباطات ايجاد كند. هر چند كه ما بارها به اين نكته اشاره كرده ايم كه زبان بدن مي تواند انتقال انرژي بسيار عالي اي در مكالمات صورت دهد ، اما از طرفي هم زبان بدن يك مسئله ي عرفي است و در هر كجا نمي توان از آن به شكل مثبت استفاده كرد . پس اين گزينه ي ارتباطي نيز علي رغم تمامي ويژگي هايي كه دارد ، يك گزينه ي ارتباطي فراگير نيست.

اما آخرين گزينه اي كه مي خواهيم به آن اشاره داشته باشيم ، گزينه ي مهارت ارتباطي نوشتاري است. همانطور كه مي دانيد گزينه ي ارتباط آن هم با استفاده از مهارت هاي نوشتاري ، امروزه صورت هاي گسترده اي به خودش گرفته است ، اما مهم ترين آن و پايه و بن مايه ي آن را نامه نگاري تشكيل مي دهد. نامه نگاري نه تنها امروزه ، بلكه از زمان هاي قديم هميشه به عنوان يكي از بهترين راه هاي ارتباط بين افراد و اشخاص مختلف شناخته مي شده است و امروزه نيز با گسترش تكنولوژي و همچنين بسترهاي جديد ، صورت هاي متنوعي به خودش گرفته است كه مي توان از آن به صورت هاي نامه اداري ، نامه دوستانه و نامه عاشقانه به انواع و اقسام مختلف اشاره كرد .

اما بحتي كه در اين مقطع مي خواهيم به آن بپردازيم ، بحث نامه اداري است. مي دانيم كه يكي از روش هاي ارتباطي با اداره جات در سطح دولتي و غير دولتي ، نامه نگاري است . نامه نگاري از دير زمان هميشه يكي از راه هاي ارتباطي دولت با مردم و همچنين مردم با دولت بوده است و بسياري از اداره جات تا بسياري از ديوان هاي كشوري ، از نامه نگاري بعنوان تنها ترين راه و يا نزديك ترين راه ارتباطي براي ارتباط برقرار كردن مردم استفاده مي كنند. اگر نگاهي به تاريخچه ي نامه ي اداري داشته باشيم ، مي بينيم كه از دير زمان ، هنگامي كه يك پادشاه قصد ارتباط با يكي از زمامداران خود داشت ، از نامه اداري استفاده مي كرده است و يا اگر كمي  نزديك تر بياييم ، تمامي دستورات دولتي و همچنين تمامي راه هاي ارتباطي مردم با دولتمردان ، از طريق نامه اداري بوده است و همچنان نيز نامه اداري به قوت خويش به طور فعال در ايران و ساير كشورها بعنوان يك راه ارتباطي پابرجاست. اما امروزه نامه اداري نيز با صورت هاي متعددي روبرو شده است. چرا كه ديگر در يك كشور ، تنها يك پادشاه و يا تنها يك ديوان دار  وجود ندارد و با وجود سياست هاي موجود در دولت و همچنين گستردگي ارگان هاي دولتي ، ما اداره جات ، مراكز سازماني و بسياري از ديگر مراكز دولتي و غير دولتي را داريم كه براي رسيدن به مطلوب خود ، يعني ارتباط و راه انداختن كار ارباب رجوع ، از نامه نگاري استفاده مي كنند كه به سبك اين نامه نگاري نيز نامه نگاري اداري مي گويند. امروزه شما براي ثبت نام فرزندتان در يك مدرسه و يا انتقالي گرفتن براي دانشجويتان بايد از نامه نگاري استفاده كنيدد و بايد به اصول نامه نگاري اداري آگاه باشيد و يا اگر بخواهيد يك وام بگيريد و يا از مديريت يك شركت ، قصد همكاري و يا درخواستي داشته باشيد ، نيز بايد نامه اداري بنويسيد . يكي از نكاتي كه اخيرا مجله ي تايمز به آن اشاره كرده است ، ذكر اين نكته است كه حتي مجموعه هاي تجاري نيز امروزه به دنبال شيوه هاي نامه نگاري اداري هستند و بر اساس طبقه بندي جديدي كه در اين حوزه اعمال شده است نامه هاي اداري سرفصل اصلي براي نامه نگاري هاي تجاري با مراكز دولتي و غير دولتي در سطح بلند پايه در يك كشور هستند.

اما بعد ، مقوله ي اصلي اينجا شكل مي گيرد كه بسياري از مردم ما علاوه بر اينكه مي دانند بايد به اصول نامه نگاري اداري آشنا باشند ، به اين كار مبادرتي نمي كنند و هيچ تلاشي در اين زمينه نمي كنند و قصد به يادگيري آن نيز ندارند. اين مسئله از نگاه ما دو ريشه ي اصلي و اساسي دارد. در واقع مي توان گفت كه اين عدم وجه به نامه اداري و نامه نگاري اداري از دو منشا اصلي نشات مي گيرد كه نخستين آن عدم آگاهي است. در واقع بسياري از مردم ما مي دانند كه نامه اداري چيست و نامه نگاري اداري يكي از سرفصل هاي مهم براي پيش بردن كارهاي آنان در اداره جات است ، اما متاسفانه به زواياي اين امر آگاه نيستند كه به چه ميزان نامه نگاري اداري مي تواند به پيش برد كارهاي آنان و به قدرت به ثمر رسيدن كارهاي آنان كمك كند ، از اين روست كه ميلي به اين كار نمي كنند و يا اگر هم روزي بالاجبار بخواهند نامه ي اداري بنويسند ، از ديگراني كه در اين امر تجربه دارند ، استفاده مي كنند و بهره مي برند . ديگر مسئله و يا همان دومين ريشه اي كه ما عدم آگاهي به اصول نامه نويسي خصوصا در نامه اداري را در آن جسته ايم ، ذكر اين نكته است كه اگر افرادي هم در اين زمينه ميل به يادگيري داشته باشند ، هيچ منبعي ندارند. يعني ما در ايران هيچ منبعي نداريم كه بخواهد بطور جامع به اين امر بپردازد كه ما چگونه بايد نامه اداري بنويسيم  و اين خود يك معضل اساسي است. در واقع يكي از مشكلاتي كه ما در آموزش كشور داريم و تبديل به يك فاجعه در سالهاي اخير شده است ، ذكر اين نكته است كه ما ابتدا به امر نوشتن را به كودكان و نوجوانان آموزش نمي دهيم و صرفا كپي كاري و الگوبرداري را بعنوان يك روش تقليدي به آنان مي آموزيم و از سوي ديگر اين كه مهارت هاي اجتماعي را صرفا در يك سري از دستورهاي اخلاقي خلاصه مي كنيم و مسائلي چون نامه اداري نوشتن ، نوشتن نامه عاشقانه و ساير موارد را كه در حوزه ي فرهنگ ايران زمين است ، به دانش آموزان و حتي دانشجويان ياد نمي دهيم. اما بهر طريق ، اگر ريشه ي درد را شناختيم بايد به دنبال آن باشيم و يكي از رسالت هاي تيم مطالعاتي تيموري اين است كه ما بتوانيم با استفاده از بهترين آموزش هاي موجود در حوزه ي نويسندگي مراتب يادگيري انواع فرم هاي نويسندگي ، از رمان نويسي ، محتوا نويسي ، نامه نويسي و .... را خدمت شما دوستان آموزش دهيم. در واقع شيوه و رويه ي صحيح نيز همين است كه بخش خصوصي ما در آموزش خلا هاي موجود در بخش دولتي آموزش را پر كرده و موجب شكوفايي شود. مطمئنا شما عزيزاني كه اين مقاله را در باب نوشتن نامه اداري مي خوانيد ، به هر طريق اين دغدغه را در خود احساس كرده ايد كه نياز به يادگيري نوشتن نامه اداري داريد و كنون در اين صفحه به يادگيري مي پردازيد و يا اينكه اين امر را يكي از بسترهاي اساسي رشد دانسته ايد و به اين سو گرايش پيدا كرده ايد. در هر صورت ورود شما به اين صفحه را به فال نيك مي گيريم و اين نويد را خدمت شما عزيزان مي دهيم كه شما با كامل ترين مجموعه آموزش نامه نگاري اداري روبرو هستيد و ما در اين مقاله سعي كرده ايم كه به جامع ترين شكل ممكن ، تمامي آنچه كه مورد نياز براي رسيدن به هدف ، يعني نوشتن يك نامه اداري است را خدمت شما دوستان ارائه كرده ايم .

اما نخستين سوالي كه بايد از خودمان بپرسيم اين است كه  :

براي چه و در چه زمان هايي ما بايد نامه اداري بنويسيم ؟

سوالي كه بسياري از دوستان از ما پرسيده اند و همچنين نيز ما در تحقيقات خودمان در سطح اجتماع به آن پي برده ايم ، اين است كه عزيزان نمي دانند كه چرا بايد نامه اداري بنويسند و يا در چه زمان هايي بايد نامه اداري بنويسند. در باب چرايي اين امر كه براي چه بايد نامه اداري بنويسيم ، بهتر است كه دربخش ويژگي هاي نامه اداري به آن بپردازيم ، اما در باب بخش دوم سوال مي توانيم توضيحاتي جامع ارائه دهيم كه مي تواند به شما كمك بسيار كند.

 

 

منبع : محمدرضاتيموري

منبع : https://mohamadrezateimouri.com/how-do-business-writing-work/

امتیاز:
بازدید:
برچسب: ،
موضوع:
[ ۳۰ بهمن ۱۳۹۷ ] [ ۱۱:۵۰:۰۸ ] [ محمدرضا تيموري ] [ نظرات (0) ]
[ ]
.: Weblog Themes By tibablog :.

درباره وبلاگ

نويسندگان
لینک دوستان
لينكي ثبت نشده است
نظرسنجی
لینک های تبادلی
فاقد لینک
تبادل لینک اتوماتیک
لینک :
خبرنامه
عضویت لغو عضویت
پيوندهای روزانه
لينكي ثبت نشده است
پنل کاربری
نام کاربری :
پسورد :
عضویت
نام کاربری :
پسورد :
تکرار پسورد:
ایمیل :
نام اصلی :
آمار
امروز : 0
دیروز : 0
افراد آنلاین : 1
همه : 0
موضوعات وب
موضوعي ثبت نشده است
امکانات وب